Öffentliche Stellenausschreibung
In der Abteilung 3 Soziales, Jugend und Gesundheit des Saale-Holzland-Kreises ist zum 1. Januar 2027 die Stelle als
Eingangszone Dienstleistungszentrum/Vorzimmerdienst (30 Wochenstunden)
unbefristet zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Das Aufgabengebiet umfasst:
- Betreuung der Eingangszone des Dienstleistungszentrums, insbesondere
- persönlicher Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger
- Planung und Überwachung von Terminen
- Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen und Weitergabe an die entsprechenden Sachbearbeiter
- Terminvereinbarungen sowie Hilfestellung bei Online-Terminvereinbarung/Antragstellung
- Lotsenfunktion für die Ämter
- Bearbeitung und Digitalisierung des Posteingangs
- Ausgabe von Unterlagen (z. B. Führerscheine, Schwerbehindertenausweise)
- Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes der Abteilung 3, insbesondere
- Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
- Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
- Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
- Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen,Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
- Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
- Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle
- Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
- Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
- selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
- Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
- Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
- Schriftführung bei Ausschüsse des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
- Verwaltung Büromaterial
Zu Ihrem Profil gehören:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder als Notarfachangstellte/-r oder als Steuerfachangestellte/-r oder als Sozialversicherungsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann
- Mobilität (Führerschein Klasse B)
Des Weiteren werden erwartet:
- Sozialkompetenz, insbesondere eigenverantwortliches, selbstständiges und engagiertes Arbeiten sowie Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
- gute Umgangsformen sowie höfliches und korrektes Auftreten
Unser Angebot an Sie:
- einen sicheren Arbeitsplatz im unbefristeten Arbeitsverhältnis
- eine Vergütung nach Entgeltgruppe E 5 (Gehaltsspanne: 2.124,08 € - 2.653,11 €) gemäß § 12 i. V. m. Anlage 1 - Entgeltordnung VKA des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst mit dynamischer Gehaltsentwicklung sowie einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Wahloption eines Sachbezugs in Form der City-Card
- betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
- betriebliches Gesundheitsmanagement
- betriebliches Eingliederungsmanagement
- das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen