Öffentliche Stellenausschreibung
Im Jugendamt des Saale-Holzland-Kreises ist zum nächstmögichen Zeitpunkt die Stelle als
Vorzimmerdienst (Vollzeit)
- befristet zur Krankheitsvertretung - zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Das Aufgabengebiet umfasst:
- Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes des Jugendamtes, insbesondere
- Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs
- Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten
- Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten
- Führen von Postnachweisen
- Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken
- Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen,Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen
- organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen
- Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters
- Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle
- Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen
- Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage
- selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz
- Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge
- Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen
- Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit
- Schriftführung bei Ausschüsse des Kreistages des Saale-Holzland-Kreises
- Verwaltung des Büromaterials
- Wahrnehmung der Aufgaben als Inventurverantwortliche/-r
- Unterstützung des Kinderschutzdienstes (Durchführung von Abfragen über Neugeborene im zentralen Spiegelregister der Meldebehörden des Thüringer Landesdatennetzes und Weiterleitung dieser Listen an die zuständigen Sozialarbeiter)
Zu Ihrem Profil gehören:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r oder als Industriekauffrau/-mann oder als Steuerfachangestellte/-r oder als Sozialversicherungsfachangestellte/-r
- EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office
- sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten
Des Weiteren werden erwartet:
- Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermögen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
Unser Angebot an Sie:
- eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung sowie einer tariflichen Jahressonderzahlung
- Wahloption eines Sachbezugs in Form der City-Card
- betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen
- flexible Arbeitszeitgestaltung sowie individuelle Teilzeitmodelle zur Vereinbarung von Familie und Beruf
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr sowie die Möglichkeit zur Nutzung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG
- Aus- und Weiterbildungsangebote mit qualifizierten Aufstiegsmöglichkeiten
- betriebliches Gesundheitsmanagement
- betriebliches Eingliederungsmanagement
- das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen